État des lieux d'entrée : modèles et conseils

  mis à jour le 20 avr. 2024

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L’état des lieux d’entrée pour une location immobilière est un document signé en deux exemplaires après le bail d’habitation. Il est annexé au bail et doit être fait lors de la remise des clés du logement au locataire.

L’objectif de l’état des lieux d’entrée est de prouver l’état dans lequel était la location à l’entrée dans les lieux.

L'état des lieux d'entrée sert d'abord les intérêts du locataire.

Il faut que le locataire et le propriétaire (ou bailleur) soient tous les deux présents - ou bien soient d'accord pour être représentés - ce jour-là.

Quand réaliser l'état des lieux d'entrée pour une location immobilière

L'état des lieux d'entrée doit être fait lors de la remise des clés du logement au locataire, après la signature du bail ou lors de la remise de la salle lors d'une location pour un WE. Dans la mesure où il doit être annexé au contrat de bail, il faut le faire quand le locataire récupère les clés de l'appartement / maison. Donc pas avant la signature du bail de la location.

Qui doit faire l’état des lieux ?

Normalement, le propriétaire et le locataire doivent constater l'état du logement ensemble. Mais il se peut que l’un ou l’autre (ou même les deux) doivent être représentés car ils ne peuvent pas être là.

On parle alors d’un représentant (ou mandataire) qui fait l’état des lieux à la place d'une des deux parties (mais ne peut pas représenter les deux). Il peut s’agir d’un agent immobilier, d’un proche ou d’une société spécialisée. Peu importe mais dans ce cas, le mandataire doit indiquer son adresse dans l’état des lieux d’entrée.

Procuration pour faire un état des lieux d'entrée

Si vous ne pouvez pas être présent le jour de l'état des lieux, vous pouvez mandater quelqu'un pour le faire à votre place. Vous pouvez choisir un proche ou un ami.

Pour faire un état de lieux à distance, vous serez obligé de choisir l'agent immobilier ou le propriétaire mais attention, c'est dangereux car l'état des lieux n'est alors pas vraiment contradictoire.

Voici un modèle de procuration qu'il faudra annexer au bail (pas besoin quand vous mandatez un agent immobilier, il a le mandat qui remplace la procuration).

Avec un huissier

Normalement, l’état des lieux d’entrée se fait à l’amiable entre le propriétaire et le locataire (ou un tiers mandaté). Mais s’il y a déjà un conflit à la prise des clés, alors c’est un huissier de justice qui fera l’état des lieux sur l'initiative de la partie la plus rapide à le solliciter. On parle alors de constat locatif. 🥷

Dans ce cas, l'huissier est le seul à signer l’état des lieux car sa parole vaut preuve et est indiscutable. En effet, l’huissier est assermenté. Certains préfèrent faire appel dans tous les cas à un huissier pour faire un état des lieux d’entrée car c'est irréfutable et ils jugent cela plus sûr. Cela se discute car un bon état des lieux d’entrée avec photos est tout aussi pratique (et moins cher).

Coût de l'état des lieux d'entrée : règles et plafonds à respecter

Le coût d'un état des lieux pour le locataire est plafonné par la loi (qu'il s'agisse d'un état des lieux amiable ou litigieux).

Il ne peut être supérieur à la moitié du montant facturé par un professionnel. Mais ce n'est pas la seule règle !

Simulateur du prix d'un état des lieux  

Que doit indiquer l'état des lieux d'entrée ?

Tout est précisé dans le Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux.

L'état des lieux à l'entrée est rédigé ainsi :

• Le logement contient les seuls meubles ou équipements mentionnés au contrat de location ;
• La forme du document permet la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux.
• Les états des lieux peuvent être réalisés sous la forme d'un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire ;
• L'état des lieux est remis en main propre ou au format numérique à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Les mentions obligatoires

L'état des lieux d'entrée doit contenir les mentions obligatoires qu'on retrouve dans le décret n° 2016-382 cité plus haut :

Voici comment se présente un état des lieux sur Etadly :

Les états des lieux un même document ou sur des documents séparés ?

Le fait que l'état des lieux d'entrée et de sortie soient sur un même document n'est pas imposé par le décret fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux. Ce qui compte c'est de pouvoir comparer l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie. Il peut donc y avoir un document unique ou deux documents distincts pour l'entrée et la sortie.

Modèle Etat des lieux d'entrée en Word (docx) ou application

Nous avons préparé pour vous un modèle d'état des lieux conforme à la loi ALUR avec toutes les mentions obligatoires précédemment citées. Il faut l'imprimer, le remplir en deux exemplaires... C'est un peu fastidieux, essayez plutôt notre outil pour simplifier votre état des lieux.

Appli état des lieux avec photo

Si vous préférez quand même le papier, vous trouverez ci dessous un formulaire pour un état des lieux d'entrée personnalisé. Utilisez notre générateur de modèle d'état des lieux d'entrée pour les faire correspondre exactement à votre logement loué.

Préparer l'état des lieux d'entrée

En tant que propriétaire, soyez bien sûr d'avoir pré-rempli votre modèle ou enregistré tous les éléments importants à inspecter dans votre application.

Assurez-vous d'avoir un contrat électrique actif, car l'état des lieux doit être faite en des bonnes conditions de lumière.

Si vous êtes en location meublé l'inventaire peut être annexé à part au bail ou faire partie intégrante de l'état des lieux à votre convenance.

Prévoyez une date d'un commun accord avec le locataire et arrivez un peu en avance pour faire un premier tour du logement.

Conseils pratiques pour un état des lieux d'entrée fiable

Le jour J, un quiproquo est vite arrivé. On veut aller vite. Le mieux est de prendre son temps, d’être méticuleux et pointilleux. Prenez le temps de photographier ou de décrire tous les murs, tous les éléments de mobilier... Ne vous contentez pas de termes généraux et subjectifs du type "logement en bon état", "état moyen", "mauvais état", qui peuvent donner lieu à interprétation. Il faut faire attention à ce que le logement contienne tous les équipements mentionnés au contrat de location. Sinon il y a un problème !

C’est la première précaution générale à prendre pour éviter les contestations.

Ensuite, pensez à relever les index des compteurs d’eau, d’EDF, d’Engie ou le niveau de la cuve à fioul. Vous pouvez aussi noter l’état de fonctionnement d'un maximum de choses :

Bref. Le maximum.

Que vous soyez locataire ou propriétaire, cela évitera les problèmes et les litiges lors de l’état des lieux de sortie. Enfin, la loi stipule qu’il faut faire l’état des lieux d’entrée dans de bonnes conditions d'éclairage. En fait il ne faut pas le faire dans le noir ni dans une pièce mal éclairée, il est ainsi plus compliqué de faire un état des lieux sans électricité le soir.

Pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel, Etadly est une application qui vous permet de réaliser un état des lieux d'entrée de manière intuitive avec votre smartphone. 
Vous prenez des photos du logement et vous concentrez ainsi sur l'essentiel : certifier l'état du bien au début du bail.

Voir aussi :
Pré-état des lieux de sortie - Que faire sans état des lieux d'entrée - État des lieux location de salle