État des lieux numérique
mis à jour le 16 mars 2024
3 min de lecture
Un état des lieux est un document important qui justifie l'état d'un bien immobilier loué, tant à l'entrée qu'à la sortie de l'occupant.
Habituellement rédigé au format papier par les agents immobiliers, il est désormais possible de le réaliser numériquement et en ligne.
Sommaire :
Qu'est-ce qu'un état des lieux numérique ?
C'est tout simplement un état des lieux dont le format est électronique. Les observations de l'état du bien (sol, peinture, meubles, plafond, etc.) sont consignées dans un document numérique, signé électroniquement. On utilise pour cela une application d'état des lieux
Généralement, les états des lieux numériques sont proposés au format PDF ou Word, mais le formalisme est libre. Ils peuvent aussi prendre la forme d'un fichier Excel, à condition qu'il soit signé numériquement avec une signature électronique à la fin.
Quelle différence entre un état des lieux numérique et un état des lieux papier ?
La principale différence réside dans le format du document : l'un est physique (papier) et l'autre numérique (fichier informatique).
La seconde différence importante est la rapidité d'exécution : un état des lieux numérique est souvent plus rapide à réaliser qu'un état des lieux papier, avec moins de documents à imprimer, une facilité d'ajout de photos et un archivage simplifié.
Voici les principales caractéristiques d'un état des lieux numérique :
| État des Lieux Numérique | État des Lieux Papier | |
|---|---|---|
| Accessibilité | De partout via des appareils numériques | Limité à l'accès physique au document |
| Sécurité | Sécurisé via sauvegardes en ligne et mots de passe | Risque de perte dégâts physiques ou vol |
| Efficacité | Rapide (rempli et signé électroniquement) | Nécessite impression, remplissage et signature manuels |
| Archivage | Facile à archiver et à retrouver | Nécessite un espace physique pour l'archivage |
| Partage | Facile à partager | Nécessite copie physique ou numérisation |
| Photos | Intégration simple de photos numériques | Les photos doivent être imprimées et jointes |
| Signatures | Électronique | Manuscrite |
| Coût | Peut coûteux | Coûts d'impression de papier |
Dans un état des lieux numérique, on peut évaluer les éléments sur une échelle de 1 à 4 (mauvais état, état moyen, bon état, très bon état)
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Peut-on imprimer un état des lieux numérique ?
Une fois le fichier créé, il est tout à fait possible de l'imprimer, voire même de le signer de nouveau à la main en plusieurs exemplaires.
Un document numérique qui a été signé de manière électronique ne maintient son statut d'original que s'il est préservé dans son format numérique d’origine.
Si on imprime ou convertit en format papier un acte qui a été signé électroniquement, cela lui retire son caractère d'original et compromet la crédibilité de la signature ou du cachet électronique. Mais cela peut avoir un intérêt à des fins de conservation.
Comment signer un état des lieux dématérialisé ?
Bien qu'il soit possible de scanner une signature et de l'ajouter au document, cette solution seule n'est pas suffisante. En effet, les fraudes aux signatures scannées sont courantes. Il est recommandé de doubler cette solution avec un envoi par email, et une vérification de numéro de téléphone par SMS pour authentifier l'identité des signataires.
La solution la plus simple et fiable pour signer un état des lieux numérique est la signature électronique.
Cette signature électronique est infalsifiable. Elle scelle les données du document pour les rendre non modifiables. Si le document est copié pour être modifié, la signature électronique disparaît. Les signatures électroniques sont visibles dans les lecteurs PDF tels qu'Acrobat Reader ou Aperçu sur Mac.
La signature électronique
On distingue la signature électronique simple et la signature électronique avancée.
La signature électronique simple
La signature électronique simple correspond à l'idée qu'on s'en fait, c'est-à-dire une signature réalisée avec une tablette ou un stylet. Un juge ne peut pas la refuser au motif qu'elle est électronique, il faut y apporter la preuve de sa fiabilité par un dossier de preuve (e-mail envoyé aux signataires, identité du signataire par validation SMS, intégrité des données, horodatage, etc.). Ces informations sont soit sur l’état des lieux, soit sur le bail dont l’état des lieux est une annexe.
La signature électronique avancée
C'est le deuxième niveau de sécurité prévue par la réglementation eIDAS.
La signature électronique avancée permet notamment d'identifier le signataire de manière univoque. Elle permet de détecter toute modification ultérieure du document signé électroniquement.
Etadly utilise un système de cachets électroniques certifiant que vos états des lieux numérique ont été délivrés par notre plateforme et garantissant l’origine et l’intégrité des documents.
D’autre part, une vérification de l’identité des signataires est faite au moyen d’un code OTP de validation par SMS. L’état des lieux étant un document attaché à un bail signé par ailleurs, nous avons aussi souhaité laisser la liberté aux utilisateurs d’authentifier eux-mêmes l’identité des signataires au moyen, par exemple, d’une copie d’un pièce d’identité qui est toujours jointe au bail.
Les documents sont horodatés (en heure locale et UTC) et géolocalisés - si tant est - que l’utilisateur soit d’accord pour activer la géolocalisation de son appareil électronique.
Comment se présente un état des lieux numérique
État des lieux numérique en plusieurs exemplaires
Chaque signataire doit recevoir une copie de l'état des lieux électronique qui a été signé. Il peut ainsi conserver lui-même une trace de l'état des lieux qui a été fait numériquement.
Un accusé réception est envoyé au bailleur ou à son mandataire dès réception par les locataires.
Comment compléter un état des lieux numérique après sa signature ?
En France, il est possible de modifier l'état des lieux jusqu'à 10 jours après une période de chauffe du logement pour s'assurer que le chauffage fonctionne correctement.
Seul ce cas est autorisé pour modifier un état des lieux d'entrée. Il ne s'agit d'ailleurs pas d'une modification mais d'ajout de compléments.
Ces compléments doivent être ajoutés manuellement ou par un avenant entre les parties. Etadly prévoit ce cas avec une zone de commentaires libres dédiée à cette situation. Le document ne sera alors plus en état des lieux numérique, mais un état des lieux papier puisqu'il doit être signé manuellement à l'issue de ses compléments.
Voir aussi :
Modèle etat des lieux simplifié - Application d'état des lieux - Entrée des lieux